Trên thị trường hiện có nhiều Chatbot nhằm phục vụ cho các mục đích khác nhau, Messflow là một chatbot chuyên dùng cho quản lý khách hàng và marketing. Các tính năng của messflow tập trung vào việc giúp người dùng phân loại, xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng một cách tối ưu nhất.

Để làm quen với Messflow trước tiên cần hiểu những định nghĩa về tính năng hoặc chức năng của nó.

• Người dùng (user) : người sử dùng Bot, khi bạn đăng nhập vào màn hình Messflow thì bạn đã trở thành người dùng.
• Khách hàng (guest hay Sub): là những người chat với Bot của bạn thông qua messenger.
• Bot: là một con Bot được tạo ra và nó sẽ gắn với một Page nhất định, có 2 loại là Bot miễn phí và Bot có thu phí. Với Bot miễn phí bạn được xử dụng các chức năng cơ bản nhưng vẫn đủ cho các page nhỏ. Với page lớn hơn bạn nên chuyển sang bản thu phí để chăm sóc khách hàng tốt hơn. Bot có 2 loại là Bot miễn phí và Bot nâng cao
• Đào tạo Bot: Bạn có thể tạo nhiều Bot nhưng một lúc bạn chỉ có thể chỉnh sửa nội dung (các câu trả lời, kịch bản chăm sóc khách hàng . . .) một Bot, quá trình chỉnh sửa này được gọi là “đào tạo Bot”.
• Bot miễn phí: Dùng quản lý tối đa 1000 Sub và chỉ dùng giới hạng các chức năng miễn phí.
• Bot nâng cao: Được dùng nhiều công cụ mạnh như bộ tự điển, công cụ lập trình trong Bot dựa vào Messflow API để truy cập database và xử lý các tác vụ của Bot, gởi tin nhắn quản cáo . . .
• Page: tức fanpage của bạn, mỗi Fanpage sẽ chỉ được kết nối với duy nhất một con Bot trong hệ thống.
• Kịch bản trả lời: xây dựng các câu trả lời dựa vào keyword. Có 2 loại kịch bản là Kịch bản thông thường và Kịch bản theo thuộc tính. Kịch bản thông thường thì mọi câu hỏi có chứa keyword sẽ được trả lời bằng phần trả lời được thiết lập sẵn, trong khi Kịch bản theo thuộc tính sẽ dựa vào thuộc tính của khách hàng
• Thuộc tính: Mỗi khách hàng luôn có những điểm khác nhau được phân biệt như là Họ Tên, giới tính . . . và những phần này được gọi là [Thuộc tính] hay [Thuộc tính người dùng] và các thuộc tính này khác nhau với từng khách hàng khác nhau. Ngoài ra còn có [Thuộc tính Bot] (như page_name) lưu thông tin chung về Bot đang dùng. Ở tính năng cao cấp, Messflow cho phép bạn coding bên trong Bot và có thể truy cập vào các thuộc tính để lấy dữ liệu.
• Tự điển: tính năng này cho phép bạn gom nghĩa một nhóm từ đồng nghĩa thành một nghĩa duy nhất, và khi người dùng nhập các từ này thì Bot sẽ hiểu đây là từ có ý nghĩa gì. Nhờ đó khi tạo kịch bản hoặc phân luồn khách hàng bạn không cần lo lắng nếu user nhập các từ khác nhau.
• Block: Khối nội dung dùng xây dựng các nội dung trả lời cho khách hàng. Một khối gồm những khối con (sub-block) gộp lại.
• Sub-Block: Các khối thông tin nhỏ trong 1 Block
• Tag: thẻ khách hàng, một công cụ mạnh dùng đánh dấu hoặc phân chia khách hàng thành từng loại khác nhau.
• JSScript: Tính năng cao cấp cho phép bạn nhúng mã Javascript vào Bot, Messflow cung cấp các API cho phép bạn thậm chí có thể thao tác đến cơ sở dữ liệu của Bot lấy thông tin người dùng hoặc tạo mã khuyến mãi ngẩu nhiên . . . Nhờ tính năng mạnh mẽ này nếu cần xây dựng các tinh năng cao cấp cho Bot bạn không cần dùng các thao tác phức tạp để liên kết với hệ thống bên ngoài vì có thể lập trình ngay trong Bot.
• Chăm sóc khách hàng: Tạp hợp các công cụ gởi tin giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn
• Quản lý khách hàng: Danh sách các khách hàng đã liên lạc với bạn qua Messager, bao gồm: họ tên, ngày liên lạc đầu tiên, tags và Sequence được gắn cho họ.
• Tin nhắn hàng loạt (broadcast): Công cụ gởi tin nhắn không chứa nội dung quản cáo cho một nhóm khách hàng.
• Kịch bản chăm sóc từng khách hàng (sequence): Một kịch bản theo đuôi khách hàng dựa trên lần tương tác cuối cùng của họ
• Gắn cờ: Do hệ thống hoạt động chủ yếu trên Facebook và nếu một người dùng Facebook nào đó có dấu hiệu đáng ngờ như bùm hàng, lừa đảo. Bạn có thể gắn cờ họ, bằng thao tác này, tất cả những ai dùng Messflow điều có thể biết và phòng tránh.

Sau khi login vào Messflow, bạn sẽ được đưa đến màn hình Dashboard liệt kê các Bot của bạn. Không như nmootj số hệ thống chatbot khác, Messflow không giới hạng số lượng Bot mà bạn được phép tạo.

Trong màn hình Dashboard , bạn click vào Nút [Tạo Bot] ở góc phải để di chuyển đến màn hình này, điền các thông tin cần thiết vào như Tên Bot/ Mô tả . . . rồi tạo ấn vào Nút [Lưu]. Trong phần này các bạn chú ý tùy chọn quan trọng [Khi không tìm được câu trả lời phù hợp] sẽ có tùy chọn mặc định là [Dùng câu trả lời chung], theo lưa chọn này thì khi khách hàng dùng những từ nằm ngoài các phần được [Đào Tạo] thì Bot sẽ trả lời theo câu trả lời do hệ thống thiết lập sẳn. Nếu bạn muốn Bot im lặng khi không tìm được câu trả lời phù hợp thì chuyển qua lựa chọn [Không trả lời]

Sau khi tạo thành công, trở vể màn hình Dashboard bạn sẽ thấy Bot mà bạn vừa tạo. Đây chỉ là phần thông tin cơ bản giúp bạn định danh Bot của mình, để Bot hoạt động bạn phải tiến hành [Đào Tạo] và cho kết nối với Fanpage mới dùng được.

Để [Đào Tạo] Bot bạn có thể double-click vào Bot hoặc click vào Nút [Thao tác] rồi chọn [Đào tạo Bot]

Ở chế độ [Đào Tạo Bot], menu bên trái sẽ được hiển thị đầy đủ, nhưng bạn mới tạo Bot thôi chứ chưa chỉ định Bot sẽ kết nối với Fanpage nào. Để kết nối với Fanpage, trên menu trái click vào [Kết nối Facebook] rồi muốn Bot kết nối với Fanpage nào thì click vào nút [Kết nối] tướng ứng.

Sau khi click vào nút [Kết nối], trong phần hướng dẫn này sẽ kết nối với trang [Messflow Demo]

Chú ý: trường hợp bạn có tài khoản quản cáo thì tài khoản đó cũng sẽ được kết nối với hệ thống. Tài khoản quản cáo sẽ dùng cho phần [Tin nhắn tài trợ] sẽ được nói đến sau.

Khi đã kết nối xong, mở cửa sổ chat với Fanpage, thường khi ai đó mới bắt đầu chat với Bot thì Facebook Messager sẽ show nút [Bắt đầu]. Click vào nút này để bắt đầu chat với Bot

Sau khi ấn nút [Bắt đầu] bạn gõ thử bất , bạn gõ thử bất kỳ từ nào như [ALO] sẽ nhận được trả lời tự động từ Messflow

Do bạn chưa [Huấn luyện] cho Bot trả lời nên Bot sẽ dùng câu trả lời mặc định để trả lời (được thiết lập khi bạn tạo Bot).